Urzędnicy przeprowadzają się do nowoczesnych biur
Na komercyjnym rynku nieruchomości biurowych widać coraz większe zainteresowanie najmem ze strony instytucji państwowych. Biurowce klasy A, wyposażone w nowoczesne technologie, ergonomiczne rozwiązania oraz oferujące szereg rozwiązań z zakresu ESG, nie tylko podnoszą efektywność pracy, ale też wspierają wizerunek urzędów – nowoczesnych, dostępnych i innowacyjnych – mówi Marcin Kowal, Associate Director w Dziale Powierzchni Biurowej Newmark Polska.
Instytucje państwowe coraz częściej opuszczają przestarzałe i wymagające modernizacji budynki należące do Skarbu Państwa, które nie tylko przestają spełniać współczesne normy BHP, ale też nie licują z wizerunkiem nowoczesnych placówek oraz są kosztowne w utrzymaniu.
– Wynajem nowoczesnej komercyjnej powierzchni przez instytucje publiczne oraz spółki Skarbu Państwa nie jest zjawiskiem nowym. Podobne zapytania, a nawet transakcje pojawiały się już wiele lat temu, jednak okres pandemii, a potem wysoka inflacja i wojna w Ukrainie wydłużyły, a w niektórych przypadkach nawet wstrzymały procesy decyzyjne również wśród instytucji państwowych. Od kilkunastu miesięcy widzimy powrót aktywności sektora publicznego. Najwięcej transakcji odnotowaliśmy oczywiście w stolicy, gdzie aparat państwowy jest najmocniej rozwinięty. Co nie znaczy oczywiście, że w miastach regionalnych nic się w tym temacie nie dzieje – przykładem najmu powierzchni komercyjnej przez instytucję państwową jest m.in. siedziba NFZ w poznańskim kompleksie Malta Office Park, gdzie Fundusz wprowadził się w połowie ubiegłego roku – informuje ekspert Newmark Polska.
Łącznie w całym 2024 roku instytucje publiczne wynajęły prawie 55 tys. mkw. w stolicy, a kolejne 20 tys. mkw. przypadło na miasta regionalne. Wśród znaczących transakcji zarejestrowanych w ubiegłym roku w stolicy było przedłużenie umowy najmu na prawie 13 tys. mkw. przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad w biurowcu Green Corner B czy renegocjacja prawie 5200 mkw. przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji w budynku West Station I.
Co skarbówce po nowoczesnym biurze?
Administracja publiczna musi się zmieniać i dostosowywać do nowych wymagań obywateli. Współczesne społeczeństwo oczekuje, że urzędy nie tylko będą działały efektywnie, ale również zapewnią możliwość załatwiania spraw w dostępnych lokalizacjach i odpowiednich warunkach. Chcąc odpowiedzieć na te potrzeby, instytucje państwowe potrzebują przestronnych, komfortowych powierzchni o przemyślanej architekturze.
– Poza nielicznymi wyjątkami, instytucje publiczne wybierają na swoje siedziby budynki nowoczesne i funkcjonalne, ale nie te najbardziej spektakularne i rzucające się w oczy. Przy wyborze nowej lokalizacji biorą pod uwagę również dobry dojazd i bliskość przystanków komunikacji miejskiej, jak i stacji metra – wyjaśnia Marcin Kowal i dodaje, że chociaż w Warszawie najbardziej atrakcyjne dla urzędników będą okolice centrum miasta, to najemcy z sektora publicznego biorą pod uwagę również inne dzielnice. Jako przykłady podaje zakup biurowca przy ul. Jana Kazimierza przez Wojewódzki Sąd Administracyjny, jak również przez Instytut Ochrony Środowiska przy ul. Słowiczej, czy najem powierzchni biurowej przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych w kompleksie biurowym Gdański Business Center.
Waluta niezgody
I chociaż obydwie strony – komercyjni właściciele budynków i organizacje państwowe – są zainteresowane współpracą, to proces poszukiwania odpowiedniej powierzchni jest tutaj zdecydowanie bardziej skomplikowany, a negocjatorzy napotykają na liczne trudności. W pierwszym etapie rozmów często wydaje się, że interesy stron są nie do pogodzenia. Jedną z kwestii spornych jest waluta, w której najemca będzie płacił czynsz za wynajem.
– Standardem na rynku nowoczesnej powierzchni biurowej jest pobieranie czynszu w euro (spowodowane finansowaniem większości projektów biurowych w tej walucie). W ten sposób, działający na rynku międzynarodowym właściciele budynków unikają ryzyka związanego z wahaniami kursów walut. Tą samą walutą posługują się również deweloperzy, którzy w euro zaciągają kredyty na budowę biurowców. Tymczasem podstawą budżetu państwa jest złotówka i w tej walucie najchętniej chcą rozliczać się instytucje publiczne – wyjaśnia Marcin Kowal.
Co w takiej sytuacji mogą zaproponować doradcy działający na rynku biurowym? – Jeśli najemca nie ma możliwości zapłacenia czynszu w euro, wtedy szukamy budynku, gdzie wynajmujący będzie skłonny zgodzić się na płatności w złotówkach. Udaje się to osiągnąć szczególnie przy najmie mniejszych powierzchni w dużych budynkach, co wiąże się z odstępstwami od wymogów umów kredytowych zawieranych z instytucjami finansowymi przez właścicieli nieruchomości. Trudniej jest, gdy podmiot państwowy poszukuje dużej powierzchni – wtedy ryzyko wynajmującego rośnie. Jedną z praktyk stosowanych w podobnych sytuacjach jest tzw. cap na kursie euro, czyli ustalenie górnej i dolnej granicy kursu wymiany waluty służącego do przeliczenia należności na złotówki. Dzięki temu zmiany kursu euro mogą wpływać na wysokość czynszu w niewielkim i kontrolowanym zakresie. Innym rozwiązaniem jest zabezpieczenie się właściciela budynku przed ryzykiem kursowym, przez zastosowanie zabezpieczenia walutowego, czyli np. hedging-u na giełdzie – wyjaśnia ekspert.
Elastyczność kontra zobowiązania
Kolejnym punktem w kontrakcie, wymagającym elastycznego podejścia od obydwu stron jest rozliczenie okresu tzw. wakacji czynszowych, czyli zwolnienia z czynszu na oznaczony okres, który właściciele budynków oferują najemcom jako bonus. – Praktyką rynkową jest stosowanie zwolnienia z czynszu w pierwszym okresie trwania umowy najmu, po którym najemcy płacą pełną kwotę czynszu. Instytucje państwowe, które działają w ramach sztywnych rocznych budżetów, chciałyby płacić czynsz o równej wartości rok do roku, rozkładając rabat na cały okres najmu. Fundusze inwestycyjne będące właścicielami nieruchomości nie chcą zgadzać się na takie zapisy, ponieważ wpłynie to na realną wycenę budynku w przyszłości. W przypadku ewentualnej sprzedaży biurowca, będzie on wyceniany na podstawie czynszu bazowego, co może spowodować obniżenie jego wartości – mówi Marcin Kowal.
Negocjując umowę najmu, płynnie przechodzimy do aranżacji powierzchni, czyli fit out-u. W związku z dużymi podwyżkami cen materiałów budowlanych i wykonawstwa w ostatnich latach, jest to dość gorący temat na rynku biurowym. W przypadku instytucji państwowych te koszty mogą być jeszcze wyższe, ponieważ tego typu najemcy preferują układ gabinetowy, który nie tylko wymaga wynajęcia większej powierzchni, ale również kosztownych podziałów przestrzennych oraz dodatkowych instalacji. Organizacje państwowe nie mogą inwestować w obce środki trwałe, czyli nie będą dopłacać do aranżacji powierzchni nie stanowiących ich własności, tak więc przygotowanie całego biura dla takiej instytucji jest po stronie wynajmującego.
– Coraz więcej firm państwowych decyduje się na wynajęcie powierzchni biurowej z pełnym wyposażeniem czy zaawansowaną infrastrukturą, jak np. sprzęt do wideokonferencji, a nawet szerszym pakietem usług, np. sprzątaniem wynajmowanej powierzchni. Pozwala to instytucjom na szybką przeprowadzkę do przygotowanego pod klucz biura i sprawne rozpoczęcie pracy w nowym miejscu – wylicza dyrektor w Newmark Polska. – Wszystkie dodatkowe zabiegi generują koszty. Tymczasem większość instytucji chciałaby mieć w kontraktach najmu zapis o możliwości szybszego wyjścia z budynku, na wypadek zmiany planów, np. ustawowej likwidacji danej instytucji. I w tym miejscu Excel wynajmującego znowu się nie domyka, ponieważ duże kwoty przeznaczone na wykończenie i wyposażenie biura właściciel budynku musi zamortyzować przez cały okres trwania najmu, czyli przy obecnych uwarunkowaniach rynkowych w 7-10 lat. Z zasady, im droższy fit out, tym umowa najmu powinna być dłuższa. Co możemy zrobić? Jeśli dla instytucji możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy jest punktem koniecznym, wtedy znowu siadamy do stołu i negocjujemy opcje zabezpieczenia na taką ewentualność właściciela budynku. Na rynku mamy wachlarz możliwości, jak na przykład zwrot niezamortyzowanych kosztów czy kary umowne – podpowiada ekspert.
Trzeba się dogadać
Najważniejsze jest to, że i wynajmujący i najemcy chcą dojść do porozumienia. Instytucje państwowe nie mogą dłużej pracować w starych i niedostosowanych do współczesnych standardów budynkach, dlatego coraz częściej będą zmuszone wyjść na rynek i poszukać innych możliwości. Dla wynajmujących natomiast urząd jest dobrym najemcą i pewnym płatnikiem, z gwarancjami Skarbu Państwa.
– Nasze doświadczenie już wielokrotnie pokazało, że przy sprzyjających warunkach na rynku, udaje się te, na pozór niemożliwe do realizacji, wymagania instytucji państwowych zaimplementować do komercyjnej umowy najmu. Doświadczone zespoły doradców mogą wesprzeć najemców w tych niełatwych negocjacjach. Nasza praca to ciągłe szukanie niestandardowych rozwiązań i ciekawych opcji dla najemców. W przypadku nietypowych rozwiązań rynkowych, wymaganych przez daną instytucję, zawsze staramy się wskazać takie nieruchomości, które ze względu np. na planowane refinansowanie swojego portfela nieruchomościowego są w stanie zaakceptować niektóre z tych rozwiązań, które w przypadku innych właścicieli byłyby niemożliwe do zaakceptowania. Jak najlepsze zrozumienie potrzeb, a na koniec dnia zaproponowanie właściwych rozwiązań, które będą akceptowalne zarówno dla właściciela nieruchomości, jak i instytucji państwowej, to klucz dla powodzenia dla takich transakcji – podsumowuje Marcin Kowal.