REGULAMIN KOMITETÓW ROBOCZYCH SPCC
A. Cele komitetów
- Komitety robocze SPCC („Komitety”) mają na celu:
a. budowanie bazy wiedzy eksperckiej oraz gromadzenie informacji w dziedzinach przydatnych dla firm członkowskich SPCC;
b. tworzenie wspólnych stanowisk, ekspertyz, listów i innych dokumentów, stanowiących podsumowania tematów dotyczących spraw ogólnych lub rekomendacji, które mogą być przydatne w działaniach prowadzonych przez SPCC na rzecz firm członkowskich;
c. organizowanie spotkań z ekspertami, przedstawicielami administracji rządowej i samorządowej, a także innych instytucji w celu uzyskania wiarygodnej informacji lub opinii odnośnie sytuacji w różnych zakresach tematycznych w Polsce;
d. utworzenie miejsca wymiany opinii i refleksji na tematy dotyczące firm członkowskich SPCC, w tym organizowanie spotkań dla firm członkowskich poświęconych danej tematyce.
- Komitety SPCC pracują wg tematów przekrojowych lub sektorowych.
B. Funkcjonowanie komitetów
- Przynależność do Komitetów jest zarezerwowana wyłącznie dla firm członkowskich SPCC, z wyjątkiem prelegentów i gości honorowych. Firmy członkowskie delegują swoich przedstawicieli do działania w ramach Komitetów. Warunkiem przyjęcia do zespołu danego Komitetu przedstawiciela firmy jest posiadanie przez fachowej wiedzy i kompetencji w danym obszarze.
- Firma członkowska zgłaszając akces do danego Komitetu zobowiązuje się do aktywnego zaangażowania w prace merytoryczne Komitetu oraz deklaruje wsparcie organizacyjne (możliwość organizacji posiedzenia Komitetu w siedzibie firmy)
- SPCC zastrzega sobie prawo odmówienia udziału w Komitecie, jeśli działalność firmy, nie jest związana z tematami prac danego Komitetu, lub delegowany przedstawiciel nie spełnia warunku wymienionych w punkcie B.1. Jednocześnie liczba firm doradczych w danym Komitecie jest ograniczona.
- Komitety SPCC spotykają się minimum 2 razy do roku i tak często jak jest to konieczne, aby osiągnąć zamierzone cele, sformułowane na początku roku dla każdego roku. Cele te przedstawiane są na posiedzeniu Zarządu SPCC.
- W styczniu każdy Komitet SPCC opracowuje raport podsumowujący swoje działania minionym roku. Raport zostanie zaprezentowany podczas Walnego Zgromadzenia SPCC (gdzie zostaną przedstawiane efekty aktywności każdego z Komitetów) oraz umieszczony w corocznym raporcie dotyczącym podjętych przez SPCC działań.
- Komitety SPCC są prowadzone przez Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego, którzy funkcję tę sprawują pro bono.
a. Kandydatury na przewodniczącego i wiceprzewodniczący Komitetu są przedstawiane przez członków danego Komitetu lub dyrekcję SPCC i zatwierdzane przez Zarząd SPCC;
b. Rolą przewodniczącego i wiceprzewodniczącego Komitetów jest:
i. Rokroczne ustalenie celów i założeń prac Komitetu na dany rok;
ii. Wsparcie merytoryczne celem organizacji spotkań Komitetów, w tym: tematyka oraz zapraszanie prelegentów;
iii. koordynacja prac związanych z np. wypracowywaniem stanowisk, przygotowywaniem rekomendacji;
iv. Udzielanie odpowiedzi na zapytania dziennikarskie w tematach związanych z obszarem działania Komitetu. Za zgodą Przewodniczącego, SPCC umożliwi mediom kontakt z przewodniczącym Komitetu poprzez udostępnienie jego numeru telefonu oraz adresu mailowego.
- Lista Komitetów oraz nazwiska przewodniczącego i wiceprzewodniczącego każdego Komitetu są publikowane co roku w raporcie SPCC oraz są dostępne na stronie internetowej we właściwym dziale.
- SPCC może zwrócić się z prośbą o udział reprezentantów Komitetów w spotkaniach organizowanych przez SPCC (seminaria, konferencje, itp.).
- Obowiązkiem przewodniczącego każdego Komitetu jest przekazywanie sprawozdań lub elementów pozwalających na ich sporządzenie do Koordynatora Komitetu w SPCC nie później niż 3 dni robocze po odbyciu spotkania w celu ich dystrybucji do wszystkich członków Komitetu.
- Przewodniczący Komitetu może być również proszony o wzięcie udziału w posiedzeniach Zarządu SPCC.
- Dyrekcja SPCC powołuje Koordynatora(ów) odpowiedzialnych za monitorowanie działalności Komitetów.
- Spotkania przewodniczącego Komitetu oraz Koordynatora odpowiedzialnego za dany Komitet odbywają się regularnie i mają na celu koordynację działań Komitetu z innymi działaniami prowadzonymi przez SPCC. Ponadto, corocznie w styczniu lub lutym odbywa się zebranie przewodniczących Komitetów z udziałem dyrekcji oraz Zarządu SPCC.
- SPCC zastrzega sobie prawo do korzystania z całej dokumentacji i wszelkich informacji zebranych w ramach prac Komitetu, w tym prezentacji, sprawozdań, raportów podsumowujących i innych dokumentów utworzonych w rezultacie prowadzonych przez Komitet działań.
- Rola Koordynatora SPCC odpowiedzialnego za monitorowanie działalności Komitetu:
– wsparcie Przewodniczącego przy planowaniu harmonogramu spotkań Komitetów;
– prowadzenie protokołów i notatek ze spotkań oraz monitorowanie realizacji ustaleń;
– przekazywanie informacji, rekomendacji i wniosków z Komitetów do dyrekcji SPCC;
– wspieranie współpracy pomiędzy różnymi Komitetami i wymiana informacji między nimi;
– identyfikowanie potrzeb członków SPCC i proponowanie tematów do dyskusji w Komitetach;
– przechowywanie informacji w ramach prac Komitetów w tym prezentacji, sprawozdań, raportów podsumowujących i innych dokumentów utworzonych w rezultacie prowadzonych przez Komitet działań.
C. Tworzenie i rozwiązywanie Komitetów
1. Komitety SPCC mogą być tworzone:
– na wniosek firm członkowskich SPCC; lub
– z inicjatywy dyrekcji lub Zarządu SPCC.
2. Członkowie SPCC są upoważnieni do składania propozycji dotyczących tworzenia i zarządzania Komitetami. Wniosek w formie e-mailowej jest adresowany do dyrekcji SPCC, w której kompetencji leży rozpatrzenie i zatwierdzenie wniosku w porozumieniu z Zarządem. Zarząd w szczególności weryfikuje, czy propozycja utworzenia Komitetu odpowiada działaniom i celom statutowym SPCC i czy nie stanowi przeszkody dla innych działań prowadzonych przez SPCC oraz innych podmiotów z nią współpracujących.
3. Zarząd SPCC może z własnej inicjatywy podjąć decyzję o utworzeniu Komitetu w obszarze, który byłby przydatny dla SPCC lub firm członkowskich.
4. W trakcie corocznych spotkań z dyrekcją lub Zarządem, w oparciu o roczne raporty z działalności, dyrekcja SPCC zastrzega sobie prawo do rozwiązania Komitetów, które nie spełniają swoich celów oraz działają niezgodnie z założeniami strategicznymi. Dyrekcja / Zarząd SPCC może także wnioskować o reorganizację Komitetu w celu zwiększenia efektywności jego działań.
5. Od dnia powstania Komitetu zakłada się, że:
a. W terminie do 30 dni zostanie wybrany Przewodniczący i Wiceprzewodniczący;
b. Przewodniczący, Wiceprzewodniczący oraz Koordynator Komitetów w SPCC razem ustalają kalendarz spotkań Komitetu, które odbędą się w nadchodzącym roku, jak również opis założeń Komitetu;
6. W przypadku rezygnacji lub odwołania Przewodniczącego z funkcji, wybór następcy nastąpi jak najszybciej zgodnie z art. B.6.a powyżej.
D. Etyka
1. Spotkania w ramach działań Komitetów są miejscem merytorycznej dyskusji.
Celem takich spotkań nie może być reklama lub promocja ofert handlowych firm członkowskich SPCC lub innych ekspertów.
2. Członkowie Komitetów nie są upoważnieni do działania w imieniu SPCC, jeśli nie są organami reprezentującymi SPCC.
3. Członkowie Komitetów są zobowiązani do przestrzegania zasad określonych w niniejszym Regulaminie, a także w Statucie i innych oficjalnych dokumentach SPCC.
